La intersección entre los aspectos legales de usar Manuales de Empleados para documentar oficialmente las políticas y procedimientos de su empresa y el marketing digital puede ser un componente crítico para las marcas que buscan un crecimiento digital estratégico. No es el aspecto que la mayoría de la gente piensa cuando se discute cómo un manual de empleados puede impactar el crecimiento de un negocio, pero es quizás uno de los aspectos más importantes de la estrategia digital de una marca. El cumplimiento legal es una necesidad esencial que las empresas deben abordar. Sin embargo, hay muchas empresas que se ven sorprendidas porque tienen información inexacta o vaga en su manual de la empresa. Es importante crear consistencia en la documentación corporativa, lo que también ayuda con su reputación en línea y aumenta la confianza en la marca.
La respuesta simple a la pregunta «¿son obligatorios los manuales de empleados por ley?» es sí. Aquí hay un desglose de lo que debe saber sobre los manuales de empleados y cómo se aplica la ley. ¿Qué es un Manual de Empleados? Un manual de empleados es un archivo o libro utilizado para almacenar políticas y procedimientos corporativos. Cuando una empresa actualiza políticas, agregará nuevas páginas a su manual de empleados. Típicamente, también es un lugar donde las páginas existentes son reemplazadas por reglas revisadas. Pero, además de ser un lugar para almacenar documentos corporativos, ¿qué hace un manual de empresa? Hay una serie de razones por las que las empresas utilizan manuales de empleados. La principal ventaja de tener un manual corporativo es proteger a la empresa de acciones futuras. No solo se puede usar un manual como un manual de capacitación para empleados; puede ser un lugar al que los empleados pueden referirse para seguir los procedimientos de la empresa. En algunos casos, puede ser un punto de referencia en una demanda laboral. Si alguna vez hay un desacuerdo sobre la política de la empresa, un manual bien documentado puede proporcionar soluciones. Nada supera la evidencia sólida. También es un lugar donde la información no puede ser malinterpretada. Las políticas, las expectativas del empleador y otros elementos están claramente definidos para evitar problemas de malentendidos. En general, se espera que un empleado haga lo que se detalla en el manual. Esto significa que si no cumplen con las reglas de la empresa, podría haber consecuencias. Esto es especialmente importante si se trata de sus casos de compensación laboral. Para obtener más información sobre las obligaciones legales de mantener un manual de empleados, consulte este recurso útil. Esto a menudo da lugar a la gran pregunta de «¿puedes despedir a un empleado por lo que dice fuera de la oficina?» Bueno, eso dependería. ¿Tiene la empresa un manual de empleados que indique cómo manejar declaraciones despectivas hechas en público? Este tipo de situaciones son propensas a ocurrir y es prudente documentar cómo la empresa manejará la acción. De esa manera, no hay sorpresas para el empleador y el empleado sabe qué esperar. Esto tiene mucho sentido porque cuanto más honesto seas con tus clientes, más respeto tendrá la marca. Por ejemplo, si un comercializador es sorprendido en un acto de robo, la empresa sufrirá una mala reputación. ¿Qué pasa si el empleado simplemente dice cosas que son dañinas para la marca? ¿Qué pasa si es un ataque directo a un competidor? Es importante recordar que a veces esta declaración puede ser utilizada en tu contra. Si eres un empleado y haces una declaración pública que es técnicamente cierta sobre la empresa, ¿qué va a hacer el empleador al respecto? A veces, no hacer nada puede ser peor que terminar el empleo. Y despedir a alguien sin causa puede llevar a demandas y multas. Así que, la delgada línea es saber cuándo es mejor manejar la situación con mucho cuidado. Si eres un minorista en línea, el conocimiento de que la política de tu marca está debidamente documentada dará confianza a aquellos que realizan compras a través de tu sitio. Siempre que seas transparente con tus políticas, entonces el factor de confianza crecerá. Lo mismo ocurre al proporcionar la documentación necesaria a los empleados cuando son contratados. Esto es especialmente importante si la empresa desea ampliar las promesas hechas durante el proceso de contratación. Por ejemplo, el empleado y el empleador pueden tener un acuerdo de que si se alcanza el objetivo de ventas, se otorgará un bono. Pero si solo existe en las mentes del equipo ejecutivo, entonces no hay recurso legal para el empleado. Si el empleado no logra alcanzar la meta de ventas, solo puede haber decepción. Es importante preguntarte cuán precisamente describes la misión y los valores de tu marca en tu sitio web, redes sociales y en impresión. Muchas empresas refuerzan su lema corporativo con grandes palabras, «nuestra marca se basa en la integridad» o «nos adherimos a un estricto código de conducta». Sin embargo, no se toman el tiempo para hacer que esas palabras sean parte de sus políticas internas. Esto puede ser una gran manera de proporcionar apoyo para tu investigación de mercado y análisis competitivo. También es un excelente lugar para revisar reseñas y testimonios de terceros. Puede que no sepas cómo manejar cada situación, pero tener una opinión legal es beneficioso. Puedes marcar esos puntos clave y tendrás tus bases cubiertas. No estás sin riesgos, pero podrás navegar mejor por las áreas inciertas.